Lorsqu’un signalement de harcèlement, de violence ou de risques psychosociaux survient dans une entreprise, sa gestion ne doit pas être improvisée. L’employeur doit être capable de recueillir les faits, de protéger les personnes concernées et d’organiser une analyse objective de la situation.
Pourtant, en l’absence de règles internes suffisamment précises, les responsables des ressources humaines, les dirigeants et les représentants du personnel peuvent rapidement rencontrer des difficultés : qui doit recevoir le signalement ? Qui peut participer à l’enquête ? Comment conduire les entretiens ? Quelles informations doivent rester confidentielles ? Comment communiquer les conclusions ?
Dans ce contexte, suivre une formation du harcèlement au travail permet aux différents acteurs de l’entreprise de mieux comprendre les situations de harcèlement, d’identifier les comportements à risque et d’adopter les bonnes pratiques pour réagir de manière adaptée.
La mise en place d’un accord d’entreprise ou d’une charte consacrée au traitement des signalements permet de répondre à ces interrogations. Ces outils donnent un cadre commun aux différents acteurs et facilitent la conduite des enquêtes internes.
Pourquoi formaliser une procédure d’enquête interne ?
Une enquête interne peut être organisée à la suite d’un signalement portant notamment sur des faits susceptibles de relever du harcèlement moral, du harcèlement sexuel, d’agissements sexistes, de violences ou d’une situation de souffrance au travail.
À ce moment-là, l’entreprise doit intervenir avec sérieux, méthode et discernement. Une procédure mal définie peut alimenter les tensions, créer un sentiment d’injustice ou fragiliser la confiance des salariés envers les dispositifs de signalement.
Formaliser la procédure en amont permet notamment de :
- désigner les personnes habilitées à recevoir un signalement ;
- définir les modalités de transmission de l’alerte ;
- organiser la composition de l’équipe chargée de l’enquête ;
- préciser le déroulement des entretiens ;
- encadrer la conservation des informations recueillies ;
- rappeler les principes de confidentialité et d’impartialité ;
- prévoir les modalités de restitution des conclusions ;
- coordonner l’intervention de la direction, des ressources humaines et des représentants du personnel.
L’objectif n’est pas de prévoir à l’avance l’issue de chaque situation, mais de garantir l’existence d’une méthode claire et connue par les acteurs concernés.
Ledermann Formation propose à ce titre une formation consacrée à la manière de mettre en place les outils et procédures d’enquête. Organisée autour d’ateliers pratiques, elle aborde notamment la prévention des risques psychosociaux, la rédaction des clauses d’un accord d’entreprise, la création d’une charte de traitement des signalements et l’anticipation des conclusions d’une enquête.
Quelles sont les principales étapes d’une enquête interne ?
Le déroulement exact de l’enquête doit être adapté à la situation rencontrée et au cadre applicable dans l’entreprise. Plusieurs étapes structurantes peuvent néanmoins être anticipées.
| Étape | Objectif | Points de vigilance |
| Réception du signalement | Recueillir les premiers éléments et identifier la situation signalée | Écoute, traçabilité et confidentialité |
| Analyse initiale | Évaluer les informations disponibles et déterminer les suites à donner | Absence de conclusions prématurées |
| Organisation de l’enquête | Désigner les personnes chargées de conduire les investigations | Compétence, disponibilité et impartialité |
| Préparation des entretiens | Définir les personnes à entendre et les thèmes à aborder | Questions factuelles et cadre identique |
| Conduite des auditions | Recueillir les déclarations et les éléments utiles | Respect des personnes et compte rendu fidèle |
| Analyse des informations | Comparer les témoignages et examiner les documents disponibles | Prise en compte des éléments concordants ou contradictoires |
| Rédaction des conclusions | Présenter les constats issus de l’enquête | Formulations prudentes et argumentées |
| Mise en place des suites | Déterminer les mesures appropriées et renforcer la prévention | Communication maîtrisée et suivi de la situation |
Ce cadre doit permettre à l’entreprise de traiter chaque signalement de manière cohérente, tout en prenant en compte les particularités du dossier.
Accord d’entreprise et charte d’enquête : quelles différences ?
L’accord d’entreprise et la charte de traitement des signalements n’ont pas exactement la même fonction.
Un accord d’entreprise est négocié avec les partenaires sociaux. Il peut fixer les engagements de l’entreprise en matière de prévention, déterminer les moyens accordés aux différents acteurs ou encore définir la composition d’une commission d’enquête.
La charte apporte généralement un cadre plus pratique. Lorsqu’elle est intégrée selon les modalités appropriées au règlement intérieur, elle peut préciser le déroulement concret du traitement des signalements et des investigations : transmission de l’alerte, organisation des entretiens, règles de confidentialité, rédaction des comptes rendus ou restitution des conclusions.
Les deux documents peuvent donc être complémentaires. L’accord établit les grands engagements de l’organisation, tandis que la charte détaille les modalités opérationnelles à appliquer lorsqu’un signalement est reçu.
Dans ce type de démarche, pourquoi faire appel à un avocat en droit social ? La mise en place ou la révision de ces documents peut soulever des questions juridiques importantes, notamment concernant les obligations de l’employeur, le respect des droits des salariés, la confidentialité des informations recueillies et la conformité des procédures d’enquête. L’accompagnement d’un avocat en droit social permet ainsi de sécuriser le dispositif et de l’adapter à la situation particulière de l’entreprise.
Il est toutefois important de ne pas utiliser un modèle générique sans l’adapter. La taille de l’entreprise, son organisation, la présence d’un CSE ou d’une CSSCT et les responsabilités attribuées aux référents doivent être prises en compte.
Quels principes respecter pendant l’enquête ?
La qualité d’une enquête ne dépend pas uniquement des documents utilisés. Elle repose également sur la manière dont les investigations sont conduites.
La confidentialité
Les informations relatives au signalement doivent être partagées avec prudence. La confidentialité contribue à protéger la vie privée et la dignité des personnes entendues. Elle permet également d’éviter la propagation de rumeurs ou de jugements avant la fin de l’enquête.
Elle ne signifie toutefois pas que l’entreprise doit promettre un secret absolu qu’elle ne pourrait pas garantir. Les personnes concernées doivent être informées clairement des conditions dans lesquelles leurs déclarations pourront être utilisées.
L’impartialité
Les personnes chargées de l’enquête doivent pouvoir examiner les faits sans parti pris. Une personne directement impliquée dans la situation ou entretenant un lien susceptible de remettre en cause sa neutralité ne devrait pas conduire seule les investigations.
La composition de l’équipe d’enquête mérite donc d’être anticipée dans l’accord ou dans la charte interne.
Le respect des personnes
Une enquête interne concerne souvent des situations humainement difficiles. Les entretiens doivent être conduits dans un cadre respectueux, avec des questions précises, ouvertes et centrées sur les faits.
L’objectif est de comprendre ce qui s’est produit, et non d’obtenir une déclaration correspondant à une hypothèse déjà établie.
Dans cette démarche, les avantages de la formation professionnelle sont notamment de permettre aux personnes chargées des enquêtes de développer les compétences nécessaires pour identifier les situations sensibles, adopter une posture adaptée lors des entretiens et appliquer correctement les procédures internes.
Une formation adaptée peut ainsi contribuer à renforcer la prévention et à professionnaliser la gestion des signalements au sein de l’entreprise.
La traçabilité
Les différentes étapes de la procédure doivent être documentées. Cette traçabilité concerne notamment la réception du signalement, les entretiens réalisés, les documents examinés et les conclusions retenues.
Les comptes rendus doivent retranscrire les informations utiles avec fidélité, sans exagération ni interprétation excessive.
Comment préparer les entretiens d’enquête ?
Les entretiens représentent une étape déterminante. Une préparation insuffisante peut conduire à recueillir des informations incomplètes ou difficiles à comparer.
Avant chaque entretien, il est recommandé de définir les sujets à aborder et de préparer une trame de questions. Celle-ci peut comporter :
- la description précise des faits ;
- la date ou la période concernée ;
- le lieu dans lequel les événements se seraient déroulés ;
- les personnes présentes ;
- les paroles, comportements ou décisions évoqués ;
- l’existence éventuelle de documents, de messages ou de témoins ;
- les conséquences de la situation sur le travail ;
- les démarches déjà entreprises.
Les questions doivent permettre à la personne de s’exprimer librement. Elles doivent également rester neutres. Une formulation comme « Pouvez-vous décrire ce qui s’est passé ? » est généralement plus adaptée qu’une question contenant déjà une interprétation des faits.
Les entretiens peuvent également permettre d’identifier certaines situations de surcharge de travail susceptibles d’avoir un impact sur la santé et les conditions de travail. Dans une démarche de prévention, il est donc pertinent de s’interroger sur la surcharge de travail, comment éviter le burn out, en prenant en compte la charge réelle de travail, les délais, les moyens disponibles et l’organisation des tâches.
Il est également utile de définir à l’avance les modalités de rédaction, de relecture et de validation du compte rendu.
Pourquoi former les personnes chargées des enquêtes ?
Disposer d’une charte ou d’un accord est essentiel, mais ces documents ne suffisent pas si les acteurs chargés de les appliquer ne maîtrisent pas la procédure.
Les référents harcèlement, les membres du CSE, les représentants de la CSSCT, les responsables RH, les juristes, les dirigeants et les responsables de la santé et de la sécurité peuvent être amenés à intervenir dans le traitement d’un signalement.
Une formation industrielle en maintenance illustre également l’importance de former les salariés aux spécificités de leur environnement professionnel. Dans les secteurs industriels, où les conditions de travail, l’organisation des équipes et les contraintes liées à la maintenance peuvent être particulières, la formation contribue à mieux sensibiliser les collaborateurs aux risques professionnels et aux comportements à adopter au sein de l’entreprise.
Plus généralement, une formation permet d’améliorer la compréhension des responsabilités de chacun et de travailler sur des situations concrètes. Elle peut également aider les participants à distinguer ce qui doit figurer dans un accord d’entreprise de ce qui relève davantage d’une charte opérationnelle.
Cette approche permet aux participants de travailler sur des outils et des méthodes susceptibles d’être adaptés à leur propre organisation.
Comment exploiter les conclusions de l’enquête ?
La fin des auditions ne marque pas nécessairement la fin du travail. Les informations recueillies doivent être analysées afin d’établir des conclusions structurées et compréhensibles.
Cette analyse doit tenir compte de l’ensemble des éléments disponibles, y compris ceux qui se contredisent ou qui ne permettent pas de confirmer certains faits. Les conclusions doivent rester proportionnées aux informations effectivement recueillies.
L’enquête peut également faire apparaître certains troubles du comportement ou des changements dans les attitudes professionnelles, notamment lorsqu’ils sont associés à une situation de tension, de conflit ou de mal-être au travail. Ces éléments doivent être analysés avec prudence et replacés dans leur contexte, sans établir de diagnostic ni tirer de conclusions hâtives.
L’entreprise doit ensuite déterminer les mesures appropriées. Selon la situation, celles-ci peuvent concerner l’organisation du travail, la protection des personnes, la prévention des risques psychosociaux, l’accompagnement des équipes ou l’engagement d’une procédure distincte.
La communication des résultats doit également être anticipée. Toutes les personnes ne doivent pas nécessairement recevoir le même niveau d’information. La discrétion reste essentielle pour préserver la dignité et la vie privée des salariés concernés.
Faire de la procédure d’enquête un outil de prévention
Une enquête interne ne doit pas uniquement servir à réagir à une alerte. Ses conclusions peuvent permettre d’identifier des difficultés plus larges : défaut de communication, manque de clarté dans la répartition des responsabilités, surcharge de travail, pratiques managériales inadaptées ou méconnaissance des dispositifs de signalement.
L’entreprise peut utiliser ces enseignements pour actualiser ses outils de prévention, sensibiliser les managers, informer les salariés et améliorer ses procédures internes.
L’accord d’entreprise et la charte doivent également évoluer. Un retour d’expérience après chaque enquête permet d’identifier les étapes qui ont bien fonctionné et celles qui méritent d’être précisées.
En préparant les outils avant qu’une situation difficile ne survienne, l’entreprise gagne en réactivité et offre un cadre plus sécurisant à l’ensemble des acteurs.
FAQ sur les procédures d’enquête interne
Une charte d’enquête interne est-elle utile dans toutes les entreprises ?
Une charte permet de définir des règles communes pour la réception et le traitement des signalements. Son contenu doit néanmoins être adapté à la taille, à l’organisation et aux instances présentes dans l’entreprise.
Qui peut conduire une enquête interne ?
La composition de l’équipe dépend de la situation et de l’organisation de l’entreprise. Des responsables RH, des représentants de l’employeur, des membres des instances représentatives ou des intervenants extérieurs peuvent être mobilisés. Leur impartialité et leur capacité à conduire les entretiens sont essentielles.
Quelle est la différence entre un signalement et une conclusion d’enquête ?
Un signalement porte à la connaissance de l’entreprise des faits ou une situation préoccupante. Il ne constitue pas, à lui seul, une conclusion définitive. L’enquête vise à recueillir et à analyser les différents éléments disponibles.
Comment garantir la confidentialité des entretiens ?
La charte peut préciser les personnes autorisées à accéder aux informations, les modalités de conservation des documents et les règles de communication. Les participants doivent également être informés du cadre applicable dès le début de l’entretien.
Faut-il utiliser la même procédure pour chaque signalement ?
La procédure générale doit assurer une méthode cohérente, mais son application doit tenir compte de la nature des faits, de leur gravité, de leur ancienneté et de la situation des personnes concernées.
Pourquoi suivre une formation sur les procédures d’enquête ?
Une formation permet de mieux répartir les rôles, de structurer les différentes étapes et de s’exercer à la rédaction des outils internes. Elle aide également les participants à anticiper les difficultés susceptibles d’apparaître pendant l’enquête.